Clauses relatives aux associés commerciaux

Mis à jour : le 1er octobre 2024

Les présentes Clauses relatives aux associés commerciaux (loi HIPAA) s’appliquent dans le cas, ou dans la mesure où, le Commanditaire du Régime de remboursement des frais de santé (HRA) pour l’infertilité, a l’intention de considérer certains services fournis par Carrot Fertility, Inc. (« l’Associé commercial ») en vertu du contrat de services conclu séparément par les parties (le « Contrat-cadre de prestation de services »), comme relevant d’un régime de santé collectif au sens de l’Employee Retirement Income Security Act de 1974. Le Commanditaire du Régime a l’intention de traiter le Régime comme une « entité couverte » au sens de la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996), de la loi HITECH (Health Information Technology for Economic and Clinical Health) et des règlements d’application, y compris les règles relatives à la confidentialité, à la sécurité, à la notification des violations et à l’application de la loi figurant aux parties 160 et 164 du titre 45 du CFR (collectivement, les « règles HIPAA »). Par conséquent, les présentes Clauses relatives aux associés commerciaux sont nécessaires dans le cas, ou dans la mesure où, en fournissant des services au Commanditaire du Régime en vertu du Contrat-cadre de services, l’Associé commercial crée, reçoit, utilise ou divulgue des renseignements de santé protégés, y compris des renseignements de santé protégés électroniques, concernant tout participant au Régime. Le Commanditaire du Régime et l’Associé commercial conviennent de ce qui suit :

1. Définitions

Les termes en majuscules utilisés ici sans définition auront les significations respectives qui leur sont attribuées en vertu des règles HIPAA.

2. Obligations et activités de l’Associé commercial

L'Associé d'Affaires s'engage à :

(a) Ne pas utiliser ni divulguer les renseignements de santé protégés autrement que dans les conditions autorisées ou requises par les présentes Clauses relatives aux associés commerciaux ou lorsque la loi l’exige ;

(b) Utiliser les mesures de protection appropriées et se conformer, le cas échéant, à la sous-partie C de la partie 164 du titre 45 du CFR concernant les renseignements de santé protégés électroniques, afin d’empêcher l’utilisation ou la divulgation de renseignements de santé protégés autres que celles prévues par ces Clauses relatives aux associés commerciaux;

(c) Signaler au Régime toute utilisation ou divulgation de renseignements de santé protégés non prévue par les présentes clauses dont il prend connaissance, y compris toute violation de renseignements de santé protégés non sécurisés comme requis à l’article 164.410 du titre 45 du CFR, ainsi que tout incident de sécurité dont il prend connaissance dès que raisonnablement possible, mais en aucun cas au-delà de dix (10) jours ouvrables. Les tentatives infructueuses d’accès, d’utilisation ou de divulgation non autorisés — telles que les pings et autres attaques de diffusion sur un pare-feu, les attaques par déni de service, les balayages de ports, les tentatives de connexion infructueuses, ou l’interception d’informations chiffrées lorsque la clé n’est pas compromise, ou toute combinaison de ce qui précède — sont considérées comment ayant été été notifiées et ne feront l’objet d’aucune notification supplémentaire, à condition qu’elles n’entraînent pas un accès non autorisé, une utilisation ou une divulgation des renseignements personnels de santé électroniques du Régime.

(d) Conformément aux articles 164.502(e)(1)(ii) et 164.308(b)(2) du titre 45 du CFR, le cas échéant, assurez-vous que tout sous-traitant qui crée, reçoit, maintient ou transmet des renseignements de santé protégés, y compris des renseignements de santé protégés électroniques, au nom de l’Associé commercial, accepte les mêmes restrictions, conditions et exigences applicables à l’Associé commercial concernant ces informations;

(e) Mettre à disposition les renseignements de santé protégés dans un dossier assigné au Régime, selon les besoins, pour satisfaire aux obligations du Régime en vertu de l’article 164.524 du titre 45 du CFR ;

(f) Apporter tout amendement aux renseignements de santé protégés dans un ensemble de dossiers désigné, tel qu’indiqué ou convenu par le régime conformément à l’article 164.526 du titre 45 du CFR, ou prendre d’autres mesures nécessaires pour satisfaire aux obligations du Régime en vertu de l’article 164.526 du titre 45 du CFR;

(g) Conserver et mettre à disposition les informations nécessaires pour fournir un compte rendu des divulgations au régime, afin de satisfaire aux obligations du régime en vertu de l’article du titre 45 du CFR;

(h) Dans la mesure où l’Associé commercial doit s’acquitter d’une ou de plusieurs des obligations du Régime en vertu de la sous-partie E de la partie 164 du titre 45 du CFR, se conformer aux exigences de cette sous-partie E qui s’appliquent au Régime dans l’exécution de ces obligations ;

(i) Mettre à la disposition du Secrétaire ses pratiques internes, ainsi que ses livres et registres relatifs à l’utilisation et à la divulgation des renseignements de santé protégés reçues du Régime, ou créées ou reçues par l’Associé commercial pour le compte du Régime, aux fins de permettre au Secrétaire de déterminer si le Régime se conforme aux règles de la loi HIPAA; et

(j) Se conformer à toutes les exigences imposées aux associés commerciaux en vertu de la règle de confidentialité de la loi HIPAA pour soutenir la confidentialité des soins de santé reproductive promulguée par le Department of Health and Human Services, y compris, mais sans s’y limiter, l’exigence d’attestation en vertu de l’article 164.509 du titre 45 du CFR.

3. Utilisations et divulgations permises par l'Associé commercial

(a) Dispositions générales sur l'utilisation et la divulgation

L’Associé commercial peut utiliser ou divulguer des renseignements de santé protégés afin d’exécuter des fonctions, activités ou services pour le compte du Régime, ou en son nom, tels que définis dans le Contrat-cadre de services, tel que modifié ou renouvelé de temps à autre, pour autant qu’une telle utilisation ou divulgation ne contrevienne pas aux règles de la loi HIPAA.

(b) Dispositions spéciales concernant l’utilisation et la divulgation

L’Associé commercial peut utiliser des renseignements de santé protégés pour assurer la bonne gestion et l’administration de son organisation ou pour s’acquitter de ses responsabilités légales.

« L’Associé commercial peut divulguer des renseignements de santé protégés afin d’assurer la bonne gestion et l’administration de son organisation ou pour s’acquitter de ses responsabilités légales, à condition que ces divulgations soient exigées par la loi, ou que l’Associé commercial obtienne des garanties raisonnables de la part de la personne à qui les renseignements sont divulgués, attestant que ces renseignements demeureront confidentiels et ne seront utilisés ou divulgués ultérieurement que lorsque la loi l’exige ou aux fins pour lesquelles ils ont été divulgués, et, en outre, que cette personne avisera l’Associé commercial de tout cas dont elle a connaissance dans lequel la confidentialité des renseignements a été compromise.

L’Associé commercial peut utiliser des renseignements de santé protégés afin de fournir au Régime des services d’agrégation de données, conformément à ce qui est permis par l’article 164.504(e)(2)(i)(B) du titre 45 du CFR.

L’Associé commercial peut utiliser ou divulguer des renseignements de santé protégés tel que requis par la loi.

L’Associé commercial s’engage à déployer des efforts raisonnables afin de limiter les renseignements de santé protégés, lors de leurs utilisations, divulgations et demandes, au strict minimum nécessaire pour atteindre l’objectif prévu, conformément à l’article 164.502(b) du titre 45 du CFR.
‍
L’Associé commercial ne peut utiliser ni divulguer des renseignements de santé protégés d’une manière qui violerait la sous-partie E de la partie 164 du titre 45 du CFR si le Régime agissait ainsi, sauf dans le cadre des utilisations et divulgations spécifiques énoncées ci-dessus.

4. Obligations du Plan

(a) Le Régime informera l’Associé commercial de toute limitation figurant dans son Avis de confidentialité

Pratiques en vertu de l’article 164.520 du titre 45 du CFR, dans la mesure où une telle limitation pourrait nuire aux affaires.

Utilisation ou divulgation des renseignements de santé protégés par l’Associé.

(b) Le Régime doit informer l’Associé commercial de tout changement ou révocation de l’autorisation donnée par un individu pour l’utilisation ou la divulgation de ses renseignements de santé protégés, dans la mesure où ces modifications peuvent affecter l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements par l’Associé commercial.

(c) Le Régime doit informer l’Associé commercial de toute restriction relative à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements de santé protégés que le Régime a acceptée ou qu’il est tenu de respecter en vertu de l’article 164.522 du titre 45 du CFR, dans la mesure où cette restriction peut affecter l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements par l’Associé commercial.

(d) Le Régime ne doit pas demander à l’Associé commercial d’utiliser ou de divulguer des renseignements de santé protégés

d’une manière qui ne serait pas permise en vertu de la sous-partie E de la partie 164 du titre 45 du CFR,

sauf pour toute utilisation ou divulgation effectuée dans le cadre de l’agrégation de données, de la gestion et de l’administration, ou des responsabilités légales de l’Associé commercial.

de la gestion et de l’administration, ou des responsabilités légales de l’Associé commercial.

5. Durée et résiliation‍‍

(a) Durée

La durée des présentes Clauses relatives aux associés commerciaux prendra fin à la résiliation du Contrat-cadre de services de prestation (y compris toute modification ou tout renouvellement de celui-ci), ou à la date à laquelle le Régime prendra fin pour les motifs autorisés au paragraphe (b) de la présente section, selon la première éventualité.

(b) Résiliation pour cause

L’Associé commercial autorise le Régime à résilier les présentes clauses si ce dernier détermine que l’Associé commercial a violé une disposition substantielle de celles-ci et que l’Associé commercial n’a pas remédié à la violation ou mis fin à celle-ci dans le délai fixé par le Régime.

À la résiliation des présentes Clauses relatives aux associés commerciaux, pour quelque raison que ce soit, l’Associé commercial, en ce qui concerne les renseignements de santé protégés reçus du Régime, ou créés, conservés ou reçus par l’Associé commercial pour le compte du Régime, devra :

Ne conserver que les renseignements de santé protégés nécessaires pour que l’Associé commercial poursuive sa gestion et son administration appropriées ou pour s'acquitter de ses responsabilités légales;

Retourner au Régime, ou détruire, tous les renseignements de santé protégés restants que l’Associé commercial conserve encore sous quelque forme que ce soit;

Continuer à appliquer les garanties appropriées et se conformer à la sous-partie C de la partie 164 du titre 45 du CFR concernant les renseignements de santé protégés électroniques, afin d’empêcher toute utilisation ou divulgation non autorisée de ces renseignements, sauf disposition contraire de la présente section, et ce, tant que l’Associé commercial conserve les renseignements de santé protégés.

Ne pas utiliser ni divulguer les renseignements de santé protégés conservés par l’Associé commercial, sauf dans le cadre des finalités pour lesquelles ces renseignements ont été conservés, et sous réserve des mêmes conditions énoncées à l’article 3, paragraphes (b)(i) et (b)(ii), qui s’appliquaient avant la résiliation ; et

Retourner au Régime, ou détruire, les renseignements de santé protégés conservés par l’Associé commercial lorsqu’ils ne sont plus nécessaires pour sa bonne gestion et administration ou pour l’exercice de ses responsabilités légales. Dans le cas où l’Associé commercial jugerait irréalisable de retourner ou de détruire les renseignements de santé protégés, il doit appliquer les protections prévues dans la présente section à ces renseignements et limiter toute utilisation ou divulgation ultérieure à des fins pour lesquelles le retour ou la destruction serait irréalisable, tant que l’Associé commercial conserve ces renseignements de santé protégés.

(d) Survie. Les obligations de l’Associé commercial en vertu de la présente section subsistent à la résiliation des présentes Clauses relatives aux associés commerciaux.

6. Divers

(a) Références réglementaires

Toute référence dans les présentes Clauses à un article de la loi HIPAA désigne l’article en vigueur ou tel que modifié.

(b) Amendement

L’Associé commercial s’efforcera de prendre les mesures nécessaires, de temps à autre, pour modifier les présentes Clauses relatives aux associés commerciaux afin de se conformer aux exigences des règles de la loi HIPAA et de toute autre loi applicable. Par conséquent, ces Clauses relatives aux associés commerciaux peuvent être modifiées par l'Associé commercial de temps à autre, afin de se conformer aux exigences de la loi HIPAA et de toute autre loi applicable.

Toute ambiguïté dans le présent Contrat doit être interprétée de manière à assurer le respect des exigences de la loi HIPAA.

(d) Intégration

Ces Clauses applicables aux associés commerciaux représentent l’intégralité de l’accord des parties en ce qui concerne l’objet des présentes. Si l’Associé commercial et le Commanditaire du Régime ont conclu un Accord de partenariat commercial distinct, les clauses de cette entente prévaudront sur les présentes Clauses relatives aux associés commerciaux.

(e) Affectation

Ces Clauses relatives aux associés commerciaux sont contraignantes pour le Régime et l’Associé commercial et profitent à leurs représentants légaux respectifs, successeurs et cessionnaires autorisés.

(f) Conflits

Dans la mesure requise par les règles HIPAA, les conditions générales de ces Clauses applicables à l’Associé commercial prévaudront si elles sont en conflit avec toute disposition du Contrat-cadre de services.